Organisationelle Veränderungen sind ein zentraler Bestandteil der digitalen Transformation. Bessere und effektivere Meetings sind hierbei „Quick Wins“: Um eine der wichtigsten Ressourcen, die Zeit, für mehr Wertschöpfung einsetzen zu können, gibt es u.a. zwei sofort einsetzbare Methoden. Beide sind den erfolgreichsten Unternehmen der Welt ständige Praxis.
Meeting – der Idealfall und die Realität
Im idealen Fall finden Meetings nur statt, wenn die Agenda im Vorfeld allen Teilnehmern bekannt ist und die Agenda nicht in Stichworten vorliegt, sondern ausformuliert und mit einer Frage versehen ist. Wie bekannt kommt dem Idealfall allerdings das Leben, Kunden und vielleicht auch die Persönlichkeit der Teilnehmer dazwischen. Um trotzdem zum gewünschten Ergebnis zu kommen, empfehlen wir die nachfolgende Methoden.
Schnell, simpel und sofort anwendbar: Erwartungshaltung
Diese Methode erscheint so simpel und naheliegend, dass es oft abschätzige Blicke bei der ersten Anwendung erfährt.
Man braucht dafür:
- Block Post-its, mittlere Größe
- Stifte mit ausreichender Schreibstärke (z.B. Eddings)
Zu Beginn eines jeden Meetings verteilt man die Post-its und Stifte an die Teilnehmer:innen und lässt Sie folgende Frage(n) beantworten:
- Welches Thema muss beim heutigen Meeting besprochen werden?
- Welche Fragen möchte ich von den anderen beantwortet bekommen?
- Was muss heute besprochen werden, damit die investierte Besprechungszeit sinnvoll für mich war?
Lassen Sie den Teilnehmer:innen dafür 3 – 4 Minuten Zeit. Jeder beantwortet diese Fragen für sich und ohne Kommunikation mit den anderen.
Im Anschluss werden die Antworten vorgestellt. Jeder Teilnehmer hat 1 Minute Zeit die aufgeschriebenen Punkte vorzustellen.
Lassen Sie schon bei der Vorstellung Themencluster erstellen. Wenn ein Punkt bereits genannt wurde, wird dieser nicht erneut vorgestellt.
Am Ende erhält jede Teilnehmer:in die Möglichkeit abzustimmen. Jede Teilnehmer:in erhält dazu die Möglichkeit drei Striche zu verteilen (es gehen natürlich auch Punkte, Sterne oder sonstige Formen). Es können auch drei Striche auf einen Punkt/ Cluster gemacht werden.
Am Ende erhält man eine Agenda, welche die größtmögliche Relevanz für alle Teilnehmer:innen hat. Sollten Teilnehmer:innen Punkte als besonders wichtig erachten, die jedoch nicht von den anderen als relevant betrachtet werden, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass ein anderer Teilnehmerkreis sinnvoll ist.
Wenn Sie ein Meeting vorbereitet haben, können Sie die oben aufgeführte Methode schnell und einfach auf Ihre Agenda-Punkte anwenden indem Sie die Teilnehmer:innen bitten einen Strich bei dem Punkt zu setzen bei welchem sie der Meinung sind, dass dieser sie betrifft bzw. sie einen Beitrag leisten können.
Der 6-Seiten-Produktivitätsbeschleuniger aka Six-Pager
Auch im deutschen Mittelstand haben Präsentation mit PowerPoint Einzug gehalten und Überhand gewonnen. Ein tolles Werkzeug, was bei falscher Anwendung dazu führt, dass wahlweise mehr Animationen als in Trickfilmen vorkommen, 60-seitige Ungetüme, welche in 10 Minuten durchgespult werden oder schwer verständliche Folien mit Stichpunkten gezeigt werden. Letztere sind deshalb so besonders beliebt, da es immer Raum zur Interpretation und für Rückfragen lässt.
Bezos‘ Besessenheit vom Schreiben von Memos wurde am 9. Juni 2004 bei Amazon Gesetz.
Um dies zu vermeiden gibt es ein einfaches und wirksames Mittel: den „Six-Pager“Jeff Bezos, der Gründer von Amazon, hat im Jahre 2004 für alle Mitarbeiter:innen den Einsatz von PowerPoint oder anderen folienorientierten Präsentation untersagt. Die gesamte Erklärung dazu hat er in einem seiner jährlichen „Brief an die Aktionäre“ dargestellt.
In Kurzform
Es wird anstatt einer Präsentation, ein sechs seitiges, ausformuliertes Dokument erstellt, welches ein Thema vorstellt, den Ist-Zustand beleuchtet und die Lösung sowie den Weg dorthin beschreibt. Ziel dabei ist es vor allem in Kooperation mit Kolleg:innen die Initiative, die Idee, das Thema von vielen Seiten zu beleuchten und vor allem die versteckten Annahmen offen zu legen. Der „Six-Pager“ wird zu Beginn eines Meetings an alle Teilnehmer:innen ausgeteilt.
Diese erhalten dann die Möglichkeit diesen in Ruhe zu lesen und im Anschluss findet ein deutlich verbesserter Austausch statt. Bei Bezos wird der „6-Pager“ ohne Nennung des Autors/ der Autoren erstellt. Die Begrenzung auf sechs Seiten ist gewählt worden um eine Orientierung zu geben – es könnte auch X-Pager lauten, da es mal mehr, mal weniger Seiten sind.
Jedes Unternehmen findet die Länge, die zu dem jeweiligen Unternehmen passt.
Nutzen Sie dieses Werkzeug um ihre Meetings, gerade bei den wichtigen Themen in der Entwicklung Ihres Unternehmens, nicht nur effizienter zu gestalten, sondern auch allen Teilnehmer:innen an Ihrer Besprechung sich einzubringen. Viel zu häufig sprechen die, die sowieso immer sprechen und nicht zwangsläufig die, die auch einen Beitrag leisten könnten.
Es gibt keine feste Struktur zu einem „6-Pager“. Es ist abhängig vom Thema, der Zielstellung und Empfängerkreis. Es ist schwer einen guten Sechs-Seiter in Erzählform zu schreiben, da dieser tieferes Verständnis und Nachdenken erfordert als eine Präsentation mit 20 Folien zu erstellen. Gleichzeitig können Sie selbst daran erkennen wie viel Gehalt und Priorität wirklich bei einem Thema liegt:
Ist es wert einen X-Seiter dazu zu schreiben?
Wenn nicht gibt Ihnen das viel Einblick in Ihre Kultur oder Priorität des Themas.
