Elf Freigaben. Ich habe sie einmal auf ein Blatt gemalt, im Besprechungsraum eines Zulieferers, mit einem Stift und elf Kästchen. Vertriebsinnendienst schreibt das Angebot, Teamleitung prüft, Kalkulation prüft, Vertriebsleitung prüft ab 50.000 Euro, Technik prüft die Machbarkeit, Einkauf prüft die Lieferzeiten, Recht prüft die Klauseln, Geschäftsführung prüft ab 200.000 Euro, und drei weitere Stationen, deren Zweck im Raum niemand mehr erklären konnte. Neun Tage Durchlaufzeit im Schnitt. Kunden, die in der Zwischenzeit woanders bestellt hatten.
Dann habe ich angefangen zu streichen. Nicht ich allein, das Team. Aber der Stift war in meiner Hand, und das Blatt ist der Grund für Feld 4 im KI-Zielbild: Prozesse.
KI beschleunigt auch den Umweg
Die erste Idee des Kunden war, den bestehenden Prozess mit KI zu beschleunigen. Ein Assistent, der das Angebot vorschreibt, damit die erste Station schneller fertig ist. Das hätte funktioniert. Die erste Station wäre von vier Stunden auf zwanzig Minuten gefallen. Die anderen zehn Stationen wären geblieben, und mit ihnen acht der neun Tage.
Ein Angebotsprozess mit elf Freigaben wird durch KI nicht gut. Er wird schneller falsch. Das ist der Satz, den ich seitdem in jedem Erstgespräch sage, wenn jemand einen Prozess mit KI bekleben will, statt ihn neu zu schneiden. Die Maschine macht den ersten Schritt schneller und die anderen zehn sichtbarer. Am Ende steht dieselbe Durchlaufzeit und ein Team, das die KI für das Problem hält.
Deshalb setzen wir am Ablauf an, bevor irgendein Modell im Spiel ist. Die Reihenfolge ist Prozess, dann Rollen, dann Werkzeug. Nie umgekehrt.
Drei Fragen an jeden Prozess
Wo entsteht Arbeit ohne Wert? Beim Zulieferer waren das drei Freigaben, die aus einem Vorfall von 2019 stammten und seitdem niemand mehr in Frage gestellt hatte. Dazu zwei Doppelprüfungen, bei denen Kalkulation und Vertriebsleitung dieselben Zahlen anschauten. Früher hiess es „Vier-Augen-Prinzip“, tatsächlich war es ein Acht-Augen-Prinzip mit denselben vier Augen zweimal.
Was übernimmt sinnvoll die Maschine, was der Mensch? Die KI schreibt den Erstentwurf des Angebots, aus Preisliste, Kundenhistorie und dem Protokoll des letzten Gesprächs. Sie prüft Vollständigkeit und schlägt Standardklauseln vor. Ein Mensch prüft Preis und Risiko. Das sind die beiden Stellen, an denen Erfahrung zählt und ein Fehler teuer wird. Alles andere ist Vorbereitung, und Vorbereitung ist Maschinenarbeit.
Welche Freigabe bleibt, welche fällt? Aus elf wurden vier: Innendienst mit KI-Entwurf, Kalkulation für Preis und Marge, Technik für Machbarkeit bei Sonderteilen, Vertriebsleitung ab 100.000 Euro. Die Geschäftsführung hat ihre Freigabe freiwillig abgegeben und bekommt stattdessen wöchentlich eine Liste aller Angebote über 200.000 Euro. Sie sieht mehr als vorher und bremst nichts.
Durchlaufzeit von neun Tagen auf zwei. Die KI hat davon vielleicht einen halben Tag beigetragen. Der Rest kam vom Streichen.
Das Operating System ist der Ablauf
Wenn wir bei CTRL+ALT+LEAD vom KI-nativen Betriebssystem sprechen, meinen wir genau das: wie Arbeit läuft, wenn Mensch und KI zusammen daran sitzen. Nicht welches Modell, nicht welche Lizenz. Wer macht was, in welcher Reihenfolge, mit welcher Prüfung, und was fällt weg, weil es nur noch Gewohnheit war.
Drei Fragen für das eigene Unternehmen: Welcher Prozess hat bei euch mehr als fünf Freigaben? Wann wurde die letzte davon eingeführt, und weiss noch jemand warum? Und welche zwei Stellen in diesem Prozess brauchen wirklich menschliche Erfahrung?
Stück 4 von 10. Morgen geht es um Produkte, also um die andere Hälfte des Bildes: Was der Kunde spürt und bezahlt.
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