Samstagmorgen, kurz nach dem Frühstück. Meine Kinder stehen vor dem Küchenschrank und kleben Post-its dran. Oben zwei Überschriften: Wünsche und Plan. Darunter, in blau und krakeliger Schrift, der erste Eintrag: „Ins Schwimmbad gehen“.
Ich hab kurz gestutzt. Das ist ein Kanban-Board. Lehrbuchreif. Nur wissen die beiden das nicht, und genau das ist der Punkt.
Niemand hat ihnen ein Tool ausgerollt. Keine Schulung, kein Onboarding, keine Person die das Board pflegt. Sie wollten planen was am Wochenende passiert und haben sich in zwei Minuten ein System gebaut, das jede:r in der Küche sofort versteht. Zettel sichtbar an den Schrank, drüber reden, fertige Sachen rüberschieben. Mehr braucht es nicht.
Das Problem ist nicht das Tool. Es ist die Reihenfolge.
Ich sitze regelmässig in Firmen die für genau diese Übung drei Software-Lizenzen zahlen. Projektmanagement-Suite, Kollaborations-Tool, dazu ein Dashboard das alles zusammenführen soll. Mit Adminrechten, Rollout-Plan, Onboarding-Workshop und einer Person die nebenbei das System am Leben hält. Und am Ende weiss trotzdem keiner so recht, wer was bis wann macht.
Das ist nicht die Schuld der Tools. Die meisten dieser Werkzeuge sind gut. Das Problem liegt davor.
Die meisten kaufen erst das Werkzeug und hoffen, dass danach klar wird, was sie eigentlich wollen. Sie verwechseln das Tool mit der Entscheidung. Ein Board macht keine Prioritäten. Es zeigt nur die Prioritäten die du schon getroffen hast. Wenn die fehlen, hast du am Ende ein sehr teures, sehr buntes Abbild deiner Unklarheit.
Bei KI wird aus dem Muster ein teurer Reflex
Nirgends sehe ich das so deutlich wie bei KI. Jede Woche das gleiche Bild. Erst wird die Plattform gekauft, die Lizenzen werden verteilt, ein Pilot aufgesetzt. Und dann kommt die Frage die ganz am Anfang hätte stehen müssen: wofür eigentlich?
KI auf schlechte Prozesse ist nur schnellere Kacke. Wenn die Angebotserstellung heute zehn Tage dauert, weil niemand weiss wer freigibt, dann dauert sie mit KI immer noch zehn Tage. Nur produzierst du den Stau jetzt schneller.
Ich erlebe es immer wieder. Ein Mittelständler zeigt stolz die frisch gekaufte KI-Plattform, sechsstellige Lizenz, schickes Interface. Auf die Frage, welche drei Entscheidungen das Ding konkret abnehmen soll, wird es still. Die Technik war da. Die Klarheit nicht.
Was Kinder intuitiv richtig machen
Zurück an den Küchenschrank. Was meine Kinder da machen, ist im Kern gute Governance. Klingt gross für zwei Post-its, ist aber so.
Der Plan hängt sichtbar da, wo alle vorbeikommen. Nicht in einem Tool, in das sich erst jeder einloggen muss. Sie reden so lange drüber, bis er stimmt. Und sie ziehen den Zettel erst rüber, wenn die Sache wirklich erledigt ist. Sichtbarkeit, gemeinsame Sprache, ehrlicher Status. Das ist mehr als in manchem Lenkungsausschuss passiert, in dem drei Statusfolien gezeigt werden die keiner hinterfragt.
Kinder überspringen den Teil, an dem sich Erwachsene gern verstecken. Das Werkzeug als Ausrede dafür, die eigentliche Entscheidung nicht zu treffen.
Die Reihenfolge, die funktioniert
Klarheit kommt vor dem Tool. Nicht andersrum. Konkret heisst das: bevor du die nächste Lizenz kaufst oder das nächste KI-Projekt startest, beantworte drei Fragen ehrlich.
Welche konkrete Entscheidung oder welcher Engpass soll besser werden? Nicht „wir wollen KI nutzen“, sondern „die Angebotserstellung dauert zehn Tage und soll auf zwei runter“.
Woran merkst du in vier Wochen, ob es funktioniert? Eine Zahl, kein Gefühl.
Wer im Raum versteht das Ganze auch ohne Login und ohne Workshop? Wenn die Antwort niemand ist, ist das Problem nicht gelöst, sondern nur versteckt.
Genau an dieser Reihenfolge arbeiten Maartje und ich mit unseren Kunden bei CTRL+ALT+LEAD. Erst die Entscheidung, dann das Werkzeug. Erst der Plan am Schrank, dann meinetwegen das Tool das ihn abbildet.
Meine Kinder haben das in zwei Minuten hingekriegt. Mit einem Edding und drei Post-its. Und ja, wir waren am Ende wirklich im Schwimmbad.
Die Zukunft passiert nicht. Sie wird entschieden.
