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My Second Brain – Zettelkasten, Notizen und Kontakte

Seit Jahren schreibe ich Notizen. Nicht in Form eines Tagebuchs, aber wichtige Dinge aus Gesprächen und Ideen.

Notizen

Viele Jahre hinweg habe ich Evernote genutzt. Mit dem Webclipper auch super, um schnell Websiten zu speichern.

Parallel immer mal wieder Apple-Notes. Aber eigentlich Evernote.

Hin und wieder gab es Besprechungen, die wurden dann als Google-Doc der Word festgehalten – damit man kollaborativ daran arbeiten konnte.

Die ersten Jahre bei shoutr labs haben wir uns ein eigenes Mediawiki aufgesetzt, dass dann aber an internen Widerständen „scheiterte“. Ich bin noch immer ein Fan von Wikis und der Strukturierung von Daten. Es ist dann aber doch für viele nicht so einfach, da es kein WYSIWYG Editor ist.

Zwischendurch habe ich auch handschriftlich Notizen verfasst und seit etlichen Jahren das iPad mit Stift genutzt um Notizen und Annotationen zu machen.

In Summer zuviele verschiedene Systeme.

Und vor allem nicht sortierbar.

Außer vielleicht über die Zeit hinweg. Doch das kann ich nicht. Ich weiß nicht was heute vor 5 Jahren war. Dazu brauche ich dann meinen Kalender und kann so reverse engineering betreiben.

Kontakte

Wenn man viel im B2B unterwegs ist (shoutr labs, #openspace etc.) hat man mit vielen Menschen zu tun.

CRM

Auf dem Weg habe ich verschiedene CRM genutzt (Streak, Pipedrive, Microsoft Dynamics).

Sie erfüllen alle ihren Zweck: Anlegen von Kontakten, Aktivitäten festlegen, mit Projekten verknüpfen – oft leider ohne smarte Automatisierung.

Und hier kommt meine eigentliche Herausforderung, denn ich denke ich Menschen und Verbindungen zwischen diesen.

Network Power

„Ah, du bist hier und da unterwegs. Warte mal, ich kenne da die, die in dem Gebiet Expertin ist und ihr solltet euch mal austauschen.“

Und das ist nur der offensichtliche Fall. Weniger präsent sind all die tausende Kontakte der letzten 30 Jahre. Jede einzelne von ihnen war besonders. Jeder hat einen speziellen Need, den man heben kann und jede hat etwas anzubieten, dass jemand anderes braucht.

THE POWER OF NETWORK

Und darüber zerbreche ich mir seit Jahren den Kopf. Vor allem wie kann so etwas teilautomatisiert stattfinden.

Ich finde zum Beispiel einen tollen Artikel über den Sinn eines Unternehmens und will, dass mein Netzwerk davon profitiert. In der Regel poste ich es dann auf LinkedIn. Nun hat LinkedIn seine eigenen Algorithmen und nicht jeder kriegt immer alles angezeigt.

Wenn ich aber in meinem Netzwerk Leute habe, wo ich weiß, dass es sie interessiert kann ich sie @mention oder ihnen eine eigene Nachricht manuell zukommen lassen. Das mache ich gelegentlich auch bei 2-5 Kontakten, wo sofort bei mir Synapsen knallen. Aber das ist dann doch nur ein kleiner Teil meines Netzwerks.

Was ist für mich relevant?

Und hier gehe ich bewusst von mir aus, da ich glaube, dass nicht viele Leute dieses „Problem“ überhaupt haben.

  • Two-Way-Synchronisation meiner Kontakte aus meinem E-Mail-Postfach, meinen Telefon-Adressbuch, LinkedIn und anderen Netzwerken
    • in dem Zusammenhang natürlich ein Duplikate-Finder
  • Profile anreichern (Links aus dem Web, Informationen von hier und da, Hinweise, Notizen)
  • Tags vergeben und suchen
  • Timeline. Ich will sehen wann habe ich was in den letzten Tagen, Monaten, Jahren mit dem Kontakt gemacht/ besprochen/ geschrieben
  • Personen sollen Projekten zugeordnet werden können. Ich denke oft in Projekte und würde dafür gerne Leute zusammen“sammeln“.
  • Asset-Matching. Firmen und Kontakte nach ihren Skills sortieren und speichern. „Du bist gut in xyz – hier ist die Firma, die das sucht.“
  • Meine Telefon-, E-Mail-, Messenger-Korrespondenz automatisch dem Kontakt zuordnen.
  • Mobile App.
  • LinkedIn-Tracking meiner Aktivitäten und der Interaktion mit den Personen.
  • Visuelle Repräsentation (z.B. Bild oder kurzes Videosnippet) einer Person
    • Alleine die Vorstellung, dass ich in einer Kalender-Ansicht mir alle Thumbnails von Personen angucken kann mit denen ich gesprochen habe, hilft mir mich zu erinnern
  • Reminder, Todos, Tasks oder ähnliches zuordnen können
    • davon abgeleitet Auto-Sender, die z.B. nach einem gewissen Intervall mal nachfragen „wie geht es dir so und was kann ich für dich tun?“
  • smarte Algorithmen: gibt es Zusammenhänge zwischen Personen, Firmen, die ich nicht sehe, aber ein Algorithmus?
  • Automatisierung – ich will das nicht alles manuell pflegen
  • Data privacy, self hosted, on premise
  • Analyse von Video-Chats
    • Nach keywords filtern und erstellen
    • Mimiken und Gesten erkennen und deuten
    • Transkripte erstellen
  • Bewertung von Kontakten
  • smarte Assist gesteuerte Terminfindung (z.B. shuffle durch hoch bewertete Kontakte und sende denen einen Link zu einem Meeting zu. Gerne gefiltert nach Tag)
  • API-Schnittstelle, so dass ich Teile der Anforderungen selber umsetzen kann.

Welche Lösungen dafür gibt es da draußen

Ab hier wurde dann meine Recherche sehr sehr lang. Nur um ein paar zu nennen:

  • Zoho
  • Streak CRM Gmail Plugin
  • IFTTT, Zapier
  • Agile CRM
  • Copper CRM (as Gmail Plugin)
  • Pipedrive
  • Airtable
  • Affinity.co
  • Microsoft One Note
  • Apple Notes
  • Excel
  • Microsoft Dynamics
  • Scopevisio
  • sugarcrm
  • close.io
  • Dolibarr CRM
  • Cobra
  • Cloze
  • uphabit
  • Mobile Contact Management Journal
  • Zendesk
  • Capsule
  • Tryton
  • worketc
  • Salesforce
  • Hubspot
  • nimble
  • monday
  • Freshworks
  • notionpages
  • Contacts
  • followup.cc
  • PeopleSoft
  • 4degrees
  • centralstation
  • Leadjet
  • ntwrk.app
  • Hippo
  • clay.earth
  • dex

Diese und noch viel mehr habe ich in einem Miro-Board über die Zeit gesammelt.

Ich habe dann auch mal in meinem Netzwerk gefragt wer was empfehlen kann. Erstaunlicherweise waren die drei häufigsten Antworten:

  1. Das habe ich im Kopf
  2. Excel
  3. Airtable

Genutzt habe ich Anfang des Jahres exakt für einen Monat Airtable. Dafür habe ich jede Konversation gespeichert.

Fazit: Das war irgendwie gut, aber auch anstrengend, da ich nie richtig Notizen dazu machen konnte und ich einfach nicht in Tabellen denke.

Zettelkasten

Der Zettelkasten oder Katalogkasten […] ist ein Hilfsmittel bei der Erstellung einer literarischen oder wissenschaftlichen Arbeit. Wichtig erscheinende Sachverhalte, die man z. B. in einem Buch gefunden hat, werden mit Quellenangabe auf Zetteln oder Karteikarten notiert und in Kästen aufbewahrt und geordnet.

https://de.wikipedia.org/wiki/Zettelkasten

Das geht natürlich ganz wunderbar mit Software, um Gedanken zu vernetzen und neue Sinnzusammenhänge zu produzieren.

Knowledge-Graphen

Dann wurde ich auf Graphen-basierte Systeme aufmerksam.

Ja klar, am Ende kannst du jedes System graphenbasiert darstellen. Vor allem bei Wikis und ähnlichem mit Links zu anderen Einträgen.

Früher hatte sogar LinkedIn selbst das Feature mit inMaps, aber das gibt es nicht mehr. Genauso wenig wie die Funktion zu Kontakten Notizen zu speichern (also kann man durchaus noch mit der Premium-Sales-Lizenz).

  1. org-roam (zu nerdig, da in EMacs)
  2. Foam (Für Coder, da Visual Studio und git)
  3. Roam-Research
  4. Obsidian (interessant)

Obsidian

Aufgrund der raschen Abkühlung kommt es nicht zur Ausbildung regelmäßiger Kristallstrukturen. Das Glas, aus dem der Obsidian besteht, hat damit ein chaotisches, amorphes Gefüge.

Wikipedia

Mit Obsidian kann man Ideen und Notizen in Textdateien (als Markdown) festhalten und was am wichtigsten ist, es verbindet die Notizen leicht und visualisiert Verbindungen zwischen ihnen. Es ist perfekt für die Entdeckung von Einsichten aus den Notizen. Es ist auch kostenlos.

Es hat mich dazu gebracht, zu überdenken, warum wir Notizen machen und hat meine Art, Notizen zu machen, komplett verändert.
Ich benutze Obsidian seit ein paar Tagen, und ich liebe es jeden Tag mehr.

Notiz-Multiplexer

Ein mehrteiliger Markdown-Editor.
Der Markdown-Editor von Obsidian ist unglaublich. Der Screenshot oben zeigt Ihnen, was er alles kann: Blockquotes, Inline-Code, Code-Blöcke, Aufgabenlisten, Bilder, Links, Fußnoten, mathematische Gleichungen und sogar Hervorhebungen und Mermaid-Diagramme. Der Markdown-Editor hat zwei Modi – Bearbeiten und Vorschau – und das Team arbeitet an einem WYSIWYG-Editor.
Der Notiz-Multiplexer ist ebenfalls fantastisch, um mehrere Notizen gleichzeitig zu betrachten oder zu bearbeiten (und funktioniert wie andere Multiplexer). Man kann die Fenster vertikal oder horizontal aufteilen und es fühlt sich an, als würde ich einen leistungsstarken Texteditor wie Visual Studio Code oder Vim verwenden.

Mein zweites Gehirn

Links, Backlinks und Tags. Obsidian möchte mein zweites Gehirn sein. Es erreicht dieses Ziel, indem es die Philosophie des „Links als Bürger erster Klasse“ übernimmt. Einzelne, unverbundene Notizen sind nutzlos, daher konzentriert sich Obsidian auf Verbindungen und Links zwischen den Notizen und ahmt damit die Milliarden von neuronalen Verbindungen in Ihrem Gehirn nach.


Das menschliche Gehirn ist nicht-linear: wir springen von Idee zu Idee, die ganze Zeit. Ihr zweites Gehirn sollte genauso arbeiten.

Wissens(wieder)entdeckung: Graphen und Zufallsnote

Obsidian hilft, Erkenntnisse aus Notizen zu gewinnen und diese Erkenntnisse zu verbinden. Gerade für Kontakte sehr wichtig.

  • wer sind die wirklich relevanten Knoten, von denen viele Verbindungen ausgehen, die vielleicht auch noch eine hohes Gewicht haben (#Rating)
  • welche Blätter sind eher lose
  • Und wann war das letzte Update

Die Graph-Ansicht ist praktisch, um Einzelgänger oder Ausreißer zu identifizieren. Wenn ich solche Notizen sehe, verbringe ich einige Zeit damit, darüber nachzudenken, wie ich sie mit meinen bestehenden Notizen verknüpfen kann.

Dann gibt es auch noch eine Funktion mit einer zufälligen Notiz, die sehr charmant sein kann. (ps: ich habe beim Wiki stets „random entry“ geliebt, um dann diesen dort weiter zu verbessern)

Templates

Man kann hervorragend Templates anlegen. Zum Beispiel für Kontakte, um so schon einmal die relevanten Dinge gleich parat zu haben:

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